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活動策劃的前期準備需要準備哪些環節?

作者:admin 發布日期:2019/1/15 關注次數: 二維碼分享

不積跬步無以至千里,不積江流無以成江海,活動盛大的舉行離不開活動策劃的每一項安排工作確認到位。

A. 構思

摒棄頭腦中所有雜念,全心全意地想象活動策劃的全過程,這個想象應至少重復三次,并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊,以便獲得補充:
每個環節可能出現問題的地方;每個環節所需用到的物料;每個環節是否可以再優化;每個環節是否給人驚喜;在構思完成后,再次檢查你的目的是否達到?在構思完成后,再次檢查你的預算是否足夠?

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B、項目團隊

1、確定你的工作團隊
項目負責人
參與部門
項目所必須的人員配備

2、確定你的供應商
供應商列表和對應聯系人:
場地
搭建
租車/禮儀
攝影攝像
其他

C.項目推進表

1、項目推進表(為可控因素預留必要時間:比正常時間多1/3 )
項目執行:為每個成員制定每日工作協調內容;
物料清單:列舉已有物料及需要準備的物料;
人員分工:列出每個子項目負責人;

2、必須首先確定不可控因素:
場地:如果不及時確定可能租不到合適的場地
重要來賓:他們的時間、行程是不確定的
其他不可控因素

3、預定的檢查時間通報:
所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂
使其他成員知道應該沿著你完成的項目去做什么?
應付意外情況、贏得補救機會。

D.活動管理表
1、活動基本要素(時間、地點、參與人、主題、流程等)
2、活動物料匯總
3、接待流程和要求
4、活動現場具體分工(人員位置和要求)
5、文案準備(新聞稿、主持人稿、領導講話稿、重要領導的現場文件夾內容資料)
6、通訊錄

活動管理表的主要目的-確定活動基本要素/相互關系及檢查點,確活動基本要素利于活動掌控(參與人員的工作指導,提升工作效率;新增人員的活動手冊,利于快速到位),相互關系的確認(部門之間的配合和各自負責人;哪些事情可以同時進行;完成項目的方式可能不止一種,通過相互關系的檢查可以使你找到好的方法;定期的回顧和檢討:在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展,并對意外情況作出補救。

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